Aus dem Rektorat: Dienstvereinbarung über die Arbeitszeitregelung, gültig ab 6. Juni 2024

Aufgrund der Verordnung der Landesregierung über die Arbeitszeit, den Urlaub, den Mutterschutz, die Elternzeit und den Arbeitsschutz der Beamtinnen, der Beamten, Richter und Richterinnen des Landes Baden-Württemberg (AzUVO) vom 29. November 2005, zuletzt geändert am 21. Dezember 2022, sowie des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) vom 12. Oktober 2006 wird für die Beamt:innen sowie die Tarifbeschäftigten der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe folgende Dienstvereinbarung zwischen dem Rektorat und dem Personalrat geschlossen:

Präambel
Hochschulleitung und Personalrat stimmen darin überein, dass mit einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung den Interessen der Beschäftigten sowie der Erfüllung der hochschulspezifischen Aufgaben in den Geschäfts- und Betriebsabläufen am ehesten nachgekommen werden kann. Die Vereinbarung basiert daher auf einem Gleitzeitmodell.
Dabei soll Belangen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes hohe Priorität zugemessen werden. Zudem setzen sich Hochschulleitung und Personalrat im Zusammenhang mit der Arbeitszeitgestaltung für die Umsetzung von Zielen der Chancengleichheit sowie der Inklusion ein.

1. Geltungsbereich
Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Tarifbeschäftigten und Beamt:innen der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe. Akademische Mitarbeitende nach § 52 LHG sind von dieser Vereinbarung ausgenommen. Sonderregelungen gelten für den Bereich des Gebäudemanagements.

2. Arbeitszeiten
2.1. Regelmäßige Arbeitszeit
Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt
-für Beamt:innen 41 Stunden in der Woche (§ 4 AzUVO) bzw. 8 Stunden 12 Minuten täglich,
-für Tarifbeschäftigten 39,5 Stunden in der Woche (§ 6 Abs. 1 TV-L in Verbindung mit den Hinweisen der Tarifvertragsparteien zur regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in den Ländern West) bzw. 7 Stunden und 54 Minuten täglich,
-für Teilzeitbeschäftigte die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit,
-für Beschäftigte, die ständig Wechsel- oder Schichtarbeit leisten, 38,5 Stunden in der Woche (§ 6 Abs. 1 Punkt b Unterpunkt aa TV-L).

Arbeitstage sind grundsätzlich Montag bis Freitag. Für die Berechnung des Durchschnitts der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit ist ein Zeitraum von einem Jahr zugrunde zu legen (Abrechnungszeitraum, vgl. § 6 Abs. 2 TV-L).

Als Arbeitszeit werden nur die geleisteten Stunden innerhalb des Gleitzeitrahmens angerechnet. Gemäß den Vorgaben des Arbeitsschutzes dürfen 10 Stunden am Tag und 48 Stunden in der Woche nicht überschritten werden, sofern nicht Mehrarbeit oder Überstunden angeordnet sind1. Für die Beamt:innen gelten darüber hinaus die Regelungen der AzUVO. Dennoch muss geleistete Arbeit auch über 10 Stunden hinaus erfasst und ausgeglichen bzw. vergütet werden.

Für werdende Mütter gilt nach dem MuSchG eine tägliche Höchstarbeitszeit von 8,5 Stunden, für Jugendliche unter 18 Jahren nach dem JArbSchG 8 Stunden  täglich.

Für Teilzeitbeschäftigte bestimmt sich die regelmäßige tägliche Arbeitszeit nach ihrem Beschäftigungsumfang sowie der individuellen Festlegung. Dabei wird die  wöchentliche Sollzeit gleichmäßig auf die vereinbarte Zahl der Arbeitstage verteilt.

2.2. Gleitende Arbeitszeit
Die Beschäftigten können den Dienstbeginn, die Ruhepausen und das Dienstende im Rahmen der Gleitzeitregelung selbst bestimmen. Abweichungen sind im Einzelfall in gegenseitigem Einvernehmen möglich. Es gelten die Ausführungen zu Servicezeiten unter 2.4 dieser Dienstvereinbarung.

Vollzeitbeschäftigte
Gleitzeitrahmen: Mo-Fr zwischen 06:00 Uhr und 20:00 Uhr
Kernarbeitszeit: Mo-Do zwischen 10:00 Uhr und 14:30 Uhr | Fr zwischen 10:00 Uhr und 12:00 Uhr

Die Mindestarbeitszeit von Montag bis Donnerstag beträgt 6,5 Stunden täglich.

Teilzeitbeschäftigte
Gleitzeitrahmen: Mo-Fr zwischen 06:00 Uhr und 20:00 Uhr

Kernarbeitszeit: Es gelten die jeweils individuell vereinbarten Arbeitszeiten.

Die Gebäude werden offiziell um 06:45 Uhr durch das Gebäudemanagement geöffnet. Bei einem vorherigen Arbeitsbeginn sind die Gebäudeeingänge mit den elektronischen Öffnern (Zeiterfassungschip) zu benutzen.

Für Mitarbeitende in der Bibliothek, die zur Abdeckung der verlängerten Öffnungszeiten eingesetzt sind, gelten folgende erweiterte Arbeitszeiten:
Frühschicht:
Gleitzeitrahmen: Mo-Fr zwischen 06:00 Uhr und 20:45 Uhr
Kernarbeitszeit: Mo-Fr zwischen 08:00 Uhr und 13:30 Uhr

Spätschicht:
Gleitzeitrahmen: Mo-Do zwischen 06:00 Uhr und 20:45 Uhr | Fr zwischen 06:00 Uhr und 18:30 Uhr
Kernarbeitszeit: Mo-Do zwischen 13:30 Uhr und 20:00 Uhr | Fr zwischen 11:30 Uhr und 18:00 Uhr

Innerhalb der Kernzeit müssen außerhalb der Ruhepause(n) alle Beschäftigten dienstlich erreichbar sein, sofern nicht besondere Gründe (z.B. Urlaub, Krankheit, Dienstgang, Dienstreise) die Abwesenheit rechtfertigen.
Die Ruhezeit gemäß § 5 ArbZG (11 Stunden) ist sicherzustellen. Bei Unterschreitung der Vorgaben zur Ruhezeit wie auch bei Überschreitung der maximalen täglichen Arbeitszeit von 10 Stunden erfolgt eine digitale Benachrichtigung sowohl an den oder die Vorgesetzte/n als auch an den oder die betroffene/n Beschäftigte/n. Die Regelungen zu Erfassung, Ausgleich und Vergütung von Überstunden bleiben unberührt.

2.3. Sonderregelungen
Für die unter Ziffer 1 Satz 3 genannten Beschäftigten gelten die Arbeitszeiten gemäß der Sonderregelungen Gebäudemanagement in der Anlage 1 zu dieser Vereinbarung.
Im Übrigen gelten die im Einzelfall festgelegten Arbeitszeiten.

2.4 Servicezeit
Um den Dienstleistungsumfang zu gewährleisten, gilt von Montag bis Donnerstag eine Servicezeit von 09:00 Uhr bis 15:00 Uhr. Innerhalb der Servicezeit sind die
Organisationseinheiten zu erreichen. Im Falle unverschuldeter Personalengpässe ist eine Servicezeit von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr sicherzustellen. Gleiches gilt für
Organisationseinheiten mit 1,5 oder weniger Vollzeitäquivalenten.

Die Servicezeiten der Bibliothek sind mit deren Öffnungszeiten identisch.

2.5 Ruhepausen
Nach einer zusammenhängenden Arbeitszeit von 6 Stunden ist die Arbeit durch eine mindestens 30-minütige Pause zu unterbrechen. Eine Aufteilung in 2 x 15 Minuten ist möglich. Bei einer Arbeitszeit über 9 Stunden ist eine 45-minütige Pause vorgeschrieben. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Pausen werden von der täglichen Arbeitszeit durch das Zeiterfassungssystem automatisch abgezogen, sofern keine manuelle Buchung erfolgt.
Innerhalb der Kernzeit können Pausen im Zeitraum von 11:30 Uhr bis 14:00 Uhr genommen werden.
Für die Mitarbeitenden im Studien-Service-Zentrum wird für die Tage, an denen sie im Schichtdienst eingesetzt sind, der Zeitrahmen der Pausen von 11:00 Uhr und 15:00 Uhr erweitert.
Für die Spätschicht der Bibliothek können Pausen in einem Zeitraum von 14:00 Uhr bis 16:30 Uhr genommen werden.

3. Arbeitszeitausgleich durch Flexibilisierung
3.1 Arbeitszeitkonto
Der Abrechnungszeitraum erstreckt sich vom 01.03. bis zum 28./29.02. eines Jahres. Zeitguthaben bzw. Zeitschulden sollen innerhalb dieses Abrechnungszeitraums ausgeglichen werden (Arbeitszeitausgleich AZA).

Zeitguthaben entstehen durch Überschreiten der täglichen Sollarbeitszeit; die Höhe ist grundsätzlich selbst bestimmbar, jedoch nur bis zur täglichen Höchstarbeitszeit von 10 Stunden bzw. 48 Stunden in der Woche.

Zeitschulden entstehen durch Unterschreiten der täglichen Sollarbeitszeit. Die Einführung einer Ampelregelung ermöglicht allen Beteiligten eine Steuerung des
Arbeitszeitkontos und schafft weitere Flexibilisierung.

1. Grünphase: Die Grünphase liegt bei einem Zeitguthaben von bis zu 40 Stunden und einer Zeitschuld von bis zu 12 Stunden. In dieser Phase können
die Beschäftigten grundsätzlich eigenverantwortlich unter Beachtung der dienstlichen Belange innerhalb der Organisationseinheit ihre Arbeitszeit
festlegen.
2. Gelbphase: Die Gelbphase liegt bei einem Zeitguthaben von bis zu 80 Stunden. In dieser Phase überlegen Beschäftigte und Vorgesetzte gemeinsam, mit welchen Maßnahmen das Zeitkonto wieder in die Grünphase zurückgeführt wird (keine Gelbphase bei Zeitschulden).
3. Rotphase: Die Rotphase liegt bei einem Zeitguthaben ab 80 Stunden und bei einer Zeitschuld ab 12 Stunden. In dieser Phase ist die personalverwaltende
Stelle verpflichtet, in Absprache mit dem Vorgesetzten geeignete Maßnahmen zu treffen, um das Zeitkonto mindestens wieder in die Gelbphase zurückzuführen. Die Maßnahmen sollen geeignet sein, die Grünphase zu erreichen. Tritt die Rotphase aufgrund des Zeitguthabens ein, ist eine Anordnung von Überstunden oder Mehrarbeit zwingend ausgeschlossen. Die Abteilungsleitungen sowie die Beschäftigten sind gleichermaßen dafür verantwortlich, dass spätestens zum 28.2. eines Jahres wieder die Grünphase, mindestens aber die Gelbphase erreicht ist.

Bei Teilzeitbeschäftigten ergeben sich die Richtstundenzahlen prozentual aus ihrem Beschäftigungsumfang.

Mit Einverständnis der Personalabteilung können Zeitguthaben übertragen werden, sollten dienstliche Belange es nicht zulassen, das Zeitguthaben rechtzeitig abzubauen.

3.2 Arbeitszeitausgleich
Ein AZA ist nur bei vorhandenem Zeitguthaben möglich. Die vorgesetzte Person bestätigt schriftlich oder mittels Freigabe im Arbeitszeiterfassungssystem, dass keine dienstlichen bzw. kollegialen Belange entgegenstehen. Eine Ablehnung des Antrags auf AZA ist nur aus dienstlichen Gründen möglich. Ein AZA ist bis zu zweimal im Monat und nach Vereinbarung auch mehrmals möglich.

AZA kann auch insgesamt fünf ganze Tage zusammenhängend in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch für Teilzeitbeschäftigte.

4.Überstunden und Mehrarbeit
4.1. Definitionen
Überstunden sind gemäß §7 TV-L die auf Anordnung des Arbeitgebers geleisteten Arbeitsstunden, die über die im Rahmen der regelmäßigen Arbeitszeit von Vollbeschäftigten betriebsüblich festgelegten Arbeitsstunden hinausgehen und nicht bis zum Ende der folgenden Kalenderwoche ausgeglichen werden. Überstunden liegen außerhalb des Gleitzeitrahmens.
Mehrarbeit sind gemäß §7 TV-L die Arbeitsstunden, die Teilzeitbeschäftigte über die vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinaus bis zur regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von Vollbeschäftigten leisten.

4.2 Beantragung, Genehmigung und Anerkennung
Überstunden sind unter Angabe des voraussichtlichen zeitlichen Umfangs von der unmittelbar vorgesetzten Person schriftlich zu beantragen und vom Kanzler zu genehmigen. Die Beteiligungsrechte des Personalrats bleiben unberührt.
Betriebsübliche Verwaltungstätigkeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens werden als angeordnete Überstunden anerkannt.

4.3 Mehrarbeit bei Teilzeitbeschäftigung
Teilzeitbeschäftigte sind nur dann verpflichtet, Mehrarbeit zu leisten, wenn es in ihrem Arbeitsvertrag ausdrücklich vermerkt ist.
Im Konfliktfall ist der Personalrat zu beteiligen.

5.Arztbesuche und Abwesenheit aus außerdienstlichen Gründen
Arztbesuche, Behördengänge und sonstige private Erledigungen sind grundsätzlich außerhalb der Kernarbeitszeit bzw. der festgelegten Arbeitszeit zu planen. Sollte dies nicht möglich sein, kann Arbeitszeitausgleich in Anspruch genommen werden. Die gesetzlichen Bestimmungen bleiben unberührt.
Muss ein Beschäftigter/ eine Beschäftigte den Dienst im Laufe des Arbeitstags wegen Krankheit oder Unfall beenden, so ist die für diesen Tag geltende Sollarbeitszeit anzurechnen.

6. Dienstreisen
Bei ganztägiger Abwesenheit durch eine Dienstreise gilt die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am auswärtigen Geschäftsort als Arbeitszeit. Diese ist über ein
Tagesprogramm bzw. einen Seminarverlauf nachzuweisen und wird wie erbracht gutgeschrieben.
Für jeden Tag einschließlich der Reisetage wird jedoch maximal die auf ihn entfallende regelmäßige, durchschnittliche oder dienstplanmäßige Arbeitszeit berücksichtigt, wenn diese ohne Anrechnung der Reisezeit nicht erreicht würde.
Sofern die Arbeitszeit am auswärtigen Geschäftsort und die Reisezeit die individuelle Sollarbeitszeit überschreiten, ist auch für Teilzeitbeschäftigte die Sollarbeitszeit eines/ einer Vollzeitbeschäftigten maßgeblich.
Es können höchstens 10 Zeitstunden angerechnet werden.

7. Erfassung der Arbeitszeit
Der Dienstbeginn, das Dienstende sowie Unterbrechungen der dienstlichen Tätigkeit sind grundsätzlich in der elektronischen Zeiterfassung zu buchen. Dies kann sowohl über die Zeiterfassungsgeräte als auch online über das Zeiterfassungssystem erfolgen. Es sind stets die dem Arbeitsplatz am nächsten gelegenen Zeiterfassungsgeräte zu nutzen.
Bei einer Ruhepause von länger als 30 Minuten ist auch bei Nichtverlassen des Gebäudes die Unterbrechung der dienstlichen Tätigkeit zu buchen.
Auch Dienstgänge sind entsprechend zu buchen. Die Wegezeit von der Dienststelle ins Homeoffice innerhalb eines Arbeitstages oder umgekehrt zählt nicht zur Dienstzeit, es sei denn, der Wechsel wurde als Dienstgang angeordnet.

8. Kündigung, Weitergeltung und salvatorische Klausel
Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende des Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Im Falle der Kündigung endet sie nicht mit Ablauf der Kündigungsfrist, sondern gilt bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit fort.
Rektorat und Personalrat können Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung in gegenseitigem Einvernehmen beschließen.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung unwirksam sein, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

9. Inkrafttreten
Diese Dienstvereinbarung ersetzt die Dienstvereinbarung in der Fassung vom 12.06.2014 und tritt am 06.06.2024 in Kraft.

Karlsruhe, 6.6.2024

Klas Kullmann, Kanzler | Dr. Heidi Schwarz, Vorsitzende des Personalrats | Dr. Brigitte Übel, stv. Vorsitzende des Personalrats

Die digital Fassung werden Sie in Kürze hier finden.